Selamat membuang kertas dan elektronik PHI
Terdapat beberapa cara untuk membuang maklumat kesihatan yang dilindungi dengan betul. Pelupusan maklumat kesihatan terlindung (PHI) yang betul dan maklumat rahsia lain sama ada kertas atau format elektronik adalah kehendak HIPAA. Mana-mana kemudahan yang ditakrifkan oleh HIPAA sebagai entiti yang dilindungi mempunyai tanggungjawab untuk memastikan privasi dan keselamatan maklumat pesakitnya serta mengekalkan kerahsiaan PHI mereka.
Terdapat beberapa penyelesaian yang boleh dibuat oleh pejabat perubatan anda untuk membuang PHI dengan betul apabila maklumat tersebut tidak lagi diperlukan.
Pelupusan Kertas PHI yang betul
Kertas PHI tidak boleh dilemparkan ke sampah biasa. Menempatkan PHI dalam tong sampah atau sampah bukan merupakan kaedah pelupusan PHI yang selamat. Tong sampah dan sampah boleh diakses oleh orang ramai dan tidak ada cara untuk melindungi dokumen daripada diperoleh dan kandungannya terdedah. Syarikat-syarikat telah dikenakan denda kerana membuang PHI secara tidak sah dengan lengkap dengan nama pesakit, tarikh lahir, nombor keselamatan sosial dan maklumat kesihatan yang dilindungi.
Sebelum PHI boleh dibuang, ia harus dibuat tidak dapat dikecualikan dengan mencarik atau membakar. Cara paling pasti ialah untuk mengupah syarikat yang bereputasi untuk memusnahkan rekod. Bantu pekerja anda mematuhi prosedur ini:
- Tempatkan tong kecil di setiap stesen kerja dengan jelas dilabelkan "PHI UNTUK PELUPUSAN SAHAJA SAHAJA - TIDAK MELAKUKAN". Ini akan menghalang maklumat dari tidak sengaja berakhir di sampah.
- Pastikan untuk memantau kedua-dua kawasan selamat dan tidak selamat di mana sampah dibuang sebagai langkah berjaga-jaga untuk sebarang PHI yang mungkin dibuang oleh pesakit. Contohnya, di kawasan menunggu dan tandas.
- Perlu diingat bahawa maklumat tertentu mungkin memerlukan perlindungan tambahan seperti nombor keselamatan sosial, diagnosis pesakit, dan nombor kad kredit.
- Jadikan dasar bahawa semua dokumen kertas diletakkan di dalam kitar semula, sama ada terdapat PHI atau tidak, untuk mengelakkan sebarang kekeliruan.
- Membuat pemeriksaan rawak untuk memastikan semua orang mematuhi.
Pelupusan Elektronik PHI yang betul
Elektronik PHI kurang berkemungkinan memerlukan pelupusan. Walau bagaimanapun, jika pejabat anda menggunakan apa-apa jenis media elektronik mudah alih atau mudah alih seperti cakera liut, CD, atau pemacu kilat, pastikan memadam, memadamkan atau mengubah sebarang maklumat yang tidak diperlukan lagi. Cara terbaik adalah untuk mengelakkan penggunaan apabila mungkin.
Sekiranya perlu untuk membuang PHI elektronik, gunakan perisian penjelasan atau perkakasan untuk menimpa data sensitif dengan data yang tidak sensitif. Pilihan lain termasuk pembersihan, yang memerlukan medan magnet yang kuat untuk memusnahkan data, atau memusnahkan peranti menggunakan kaedah seperti membakar, mencarik, dan mencair. Syarikat yang menyediakan pelupusan PHI kertas yang selamat juga boleh menyediakan pelupusan PHI elektronik yang selamat.
Pastikan untuk mengalih keluar maklumat dari pemacu keras komputer yang tidak lagi digunakan atau dijual sedemikian rupa sehingga menghalang data daripada dipulihkan. Tetap up to date pada pematuhan HIPAA untuk memastikan bahawa anda mengikuti garis panduan yang paling terkini.