4 Langkah untuk Etiket Telefon

Sopan, Cara Telefon Secara Konsisten di Pejabat Perubatan

Adakah penyambut tetamu anda mempunyai etika telefon yang sangat baik? Adalah penting bagi kakitangan pejabat perubatan anda untuk secara konsisten menawarkan cara telefon yang sopan dan konsisten. Apabila pesakit memanggil, cara di mana kakitangan meja depan mengendalikan panggilan telefon menentukan bagaimana kemudahan anda dirasakan.

Sebagai salah satu cara komunikasi yang paling banyak digunakan, komunikasi telefon tidak boleh dianggap ringan. Seringkali interaksi pertama pejabat perubatan mempunyai pesakit. Berikut adalah beberapa petua asas yang boleh anda tawarkan kakitangan pejabat perubatan anda untuk meningkatkan etiket telefon.

1 -

Jadilah pendengar yang aktif

Teknik yang dipanggil "mendengar aktif" adalah alat yang berguna untuk memastikan pemahaman selesai. Dalam teknik ini, pendengar akan menyaring semula maklumat yang mereka dengar dengan kata-kata mereka sendiri. Sekiranya maklumat ini betul, pertukaran itu selesai, jika tidak, penghantar maklumat itu boleh membetulkan sebarang salah faham pada masa ini. Pertukaran ini hanya mengambil sedikit masa dan merupakan alat yang cekap untuk mewujudkan akauntabiliti kerana semua orang yang terlibat dalam pertukaran tahu bahawa jangkaan jelas dan difahami.

• Tumpukan pada pembesar suara
• Bertindak berminat
• Cuba tidak mengganggu
• Berhati-hati dengan komunikasi bukan lisan anda
• Elakkan bercakap dengan orang lain
• Jaga fikiran anda mengenai isu yang dibincangkan

2 -

Mempunyai kebiasaan telefon yang baik

Mempunyai kebiasaan telefon yang baik adalah tugas yang mudah. Untuk mempunyai pemahaman telefon yang baik hanya bermaksud menjadi profesional dan merawat orang lain seperti yang anda mahu dirawat jika anda pemanggil. Beberapa contoh termasuk:

• Jawab dengan cepat, sekurang-kurangnya oleh cincin ketiga
• Jawab dengan nama anda dan ucapan mesra
• Senyum, penelepon boleh mendengar senyuman anda melalui telefon
• Cakap dengan perlahan dan jelas
• Jangan mengunyah makanan, gula-gula atau minum apa-apa semasa di telefon
• Minta izin sebelum meletakkan penelepon ditahan

3 -

Mengekalkan Kerahsiaan

Mengekalkan kerahsiaan pesakit bukan sahaja membuat pesakit berasa selamat untuk dirawat di kemudahan perubatan anda, tetapi juga undang-undang. Sebarang organisasi yang mengakses maklumat kesihatan pesakit dianggap sebagai entiti yang dilindungi dan dikehendaki oleh undang-undang untuk mematuhi peruntukan HIPAA atau menghadapi hukuman sivil dan / atau jenayah. Adalah penting bahawa rekod perubatan kekal sulit dan tidak dapat diakses oleh orang yang tidak mempunyai kebenaran yang tepat. Pendedahan yang dibuat mengenai maklumat kesihatan yang dilindungi oleh pesakit (PHI) tanpa kebenaran mereka dianggap sebagai melanggar Peraturan Privasi.

• Berhati-hati dengan maklumat yang diberikan melalui telefon
• Tanya pesakit untuk memberikan nombor keselamatan sosial mereka untuk mengenal pasti diri mereka
• Perlu diingat pesakit lain mungkin dapat mendengar perbualan anda
• Sekiranya pemanggil bukan pesakit, jangan bincangkan maklumat peribadi tanpa kebenaran

4 -

Perkara yang perlu dipertimbangkan

Etika telefon bukan hanya apa yang anda katakan atau apa yang anda lakukan, tetapi juga bagaimana anda mengatakannya dan bagaimana anda melakukannya. Pertimbangkan ini apabila anda bercakap dengan pesakit atau pelanggan lain pada masa akan datang.

• Sentiasa berterima kasih kepada mereka untuk memanggil
• Jangan sekali-kali menggantung terlebih dahulu
• Apabila mengambil mesej, dapatkan sebanyak mungkin maklumat
• Tetap tenang dan sopan, walaupun seorang pesakit kurang ajar kepada anda