5 Komponen untuk Kawalan Dalaman Berkesan

Mencegah dan mengesan salah laku pekerja di pejabat perubatan anda

Kawalan dalaman ditakrifkan sebagai satu proses yang direka untuk menggalakkan penipuan, melindungi sumber syarikat, dan memastikan pematuhan dengan undang-undang dan peraturan. Kawalan dalaman hanya berkesan jika mereka ditentukan oleh keperluan khusus pejabat perubatan, dilaksanakan, dipantau, dan diukur untuk memastikan ia berfungsi seperti yang dirancang.

Pejabat perubatan mesti mengambil pendekatan proaktif untuk mencegah dan mengesan salah laku pekerja dengan mempunyai dasar yang berkaitan dengan kawalan dalaman. Pencegahan dan pengesanan memainkan peranan yang amat penting dalam mana-mana proses kawalan dalaman dengan meminimumkan tahap risiko tertentu.

1 -

Amalan Menyewa

Menyewa kakitangan pejabat perubatan yang terbaik adalah cara yang berkesan untuk menguatkan proses kawalan dalaman. Pengambilan kakitangan yang berwibawa, boleh dipercayai dan boleh dipercayai dengan mempamerkan calon-calon secara tepat adalah hanya perniagaan yang baik. Pemeriksaan latar belakang dan pemeriksaan rujukan adalah cara mudah untuk menghilangkan epal yang buruk dan menghalang orang tertentu daripada memohon pekerjaan tersebut.

Walaupun majikan terdahulu tidak dibenarkan memberikan apa-apa maklumat selain daripada status pekerjaan dan kelayakan untuk rehire, anda boleh meminta pemohon memberikan maklumat hubungan untuk penyelia atau rakan sekerja terdahulu untuk mendapatkan maklumat yang lebih terperinci. Pemeriksaan latar belakang termasuk pemeriksaan kredit juga memberikan keterangan tentang sejarah pribadi pemohon.

Lebih banyak

2 -

Pemisahan Tugas

Tugas pemisahan menghalang seseorang pekerja daripada bertanggungjawab terhadap pelbagai transaksi yang melibatkan pengendalian kewangan. Setiap pekerja perlu mengendalikan wang mesti ada satu orang yang membenarkan urus niaga tertentu, orang lain yang bertanggungjawab untuk pemprosesan, dan yang lain untuk rekonsiliasi dan penyimpanan rekod. Ini memastikan bahawa tiada siapa yang boleh melakukan apa-apa tugas yang tidak dikesan atau disemak oleh orang lain.

Pemisahan tugas menjadikan sukar untuk apa-apa jumlah wang yang akan hilang, sama ada di tingkat meja depan atau peringkat pentadbiran pejabat perubatan. Apabila pekerja tahu bahawa setiap proses dikesan dan dipantau, ia menggalakkan ketepatan dan kejujuran dalam melaksanakan tugas.

3 -

Dokumentasi

Setiap transaksi kewangan harus mempunyai jejak kertas. Dokumentasi bukan sekadar amalan menulis atau mendokumentasikan tindakan, tetapi juga menyimpan salinan semua rekod kewangan seperti invois dan pengiriman wang. Pekerja perlu diberitahu agar tidak melakukan transaksi berdasarkan permintaan lisan.

Dokumentasi yang sah termasuk borang pejabat perubatan rasmi, surat kepala, atau invois dan harus diberi kuasa oleh tandatangan, apabila perlu. Cek hendaklah sentiasa mempunyai invois, seperti bayaran balik, pemindahan wang atau bayaran pos. Tunai hanya boleh diterima, tidak pernah diserahkan kecuali untuk memberi kembali perubahan pesakit. Penyelarasan kotak tunai juga perlu didokumenkan pada permulaan dan akhir setiap peralihan.

4 -

Perlindungan Fizikal dan Elektronik

Penggunaan peti besi, sistem penggera, kamera, dan kunci boleh membantu pejabat perubatan dalam menjaga data, inventori, aset dan wang.

1. Simpan semua kotak tunai, cek, dan buku resit yang terkunci dalam peti keselamatan dengan akses terhad oleh kakitangan pejabat perubatan. Gabungan harus diubah dengan kerap.

2. Mempunyai sistem penggera di tempat selepas waktu dan hari tidak berfungsi.

3. Kamera boleh ditempatkan di setiap pintu masuk dan keluar, meja depan dan bertujuan untuk selamat.

4. Pastikan pintu ke bilik bekalan dan / atau kabinet farmasi terkunci pada setiap masa dan hanya membenarkan akses ke kawasan tertentu yang diperlukan.

Perlindungan elektronik termasuk penggunaan kata laluan dan menyekat akses kepada kakitangan yang diberi kuasa sahaja.

5 -

Pemantauan Operasi

Sebarang proses kawalan dalaman tidak lengkap tanpa cara memantau operasi. Pemantauan kawalan dalaman melibatkan kajian semula operasi harian untuk memastikan proses berjalan dengan baik.

1. Penyelarasan tunai

2. Akaun atau pengauditan carta

3. Pengesahan dengan membandingkan laporan

4. Pemeriksaan inventori biasa

Mengekalkan mata pada semua proses adalah penting, tetapi yang pertama dan utama pengurus pejabat perubatan mesti:

1. Menetapkan peraturan dan matlamat

2. Berkomunikasi dengan mereka kepada semua kakitangan

3. Memberi maklum balas secara teratur