Bagaimana Menjadi Bersih dan Ringkas
Dengan perancangan dan penjagaan, pengurus pejabat perubatan boleh meningkatkan kecekapan dan keberkesanan melalui teknik dan praktik komunikasi yang berjaya. Komunikasi adalah salah satu alat yang paling penting dalam sebarang hubungan, baik personal atau profesional. Di pejabat perubatan, komunikasi yang jelas di kalangan kakitangan adalah penting untuk memastikan kualiti penjagaan pesakit.
Komunikasi Adakah 2-Way
Agar komunikasi dapat diselesaikan, mesti ada idea atau maklumat untuk dikongsi, seseorang memberikan maklumat atau idea, dan seseorang yang akan menerima maklumat tersebut.
Komunikasi adalah yang terbaik apabila ia adalah timbal balik, yang bermaksud bahawa idea dan maklumat dikongsi antara dua orang, dengan setiap memberikan dan mengambil dari pertukaran. Apabila komunikasi bersifat satu-sisi, kemungkinan salah faham atau salah faham adalah tinggi, dan ini membawa kepada jangkaan yang tidak dapat dicapai dan keputusan yang lemah.
Dalam hubungan, paling sering kita kembali dan meminta maaf atas apa-apa salah faham dan cuba lagi. Tetapi di pejabat perubatan, miskomunikasi boleh mahal dari segi fizikal dan kewangan. Kajian di kalangan pemimpin yang paling berkesan menunjukkan bahawa komunikasi adalah kemahiran yang paling penting yang boleh dimiliki dan digunakan oleh pengurus atau pemimpin.
Komunikasi Berkesan di Menetapkan Pejabat Perubatan
Untuk berkomunikasi maklumat yang jelas dan ringkas adalah sangat penting.
Sama ada dalam komunikasi bertulis, melalui e-mel pejabat , satu demi satu interaksi, atau dalam penetapan kumpulan, adalah penting untuk berpegang pada topik di tangan dan tidak menyimpang dari titik itu. Dengan menggunakan pendekatan kewartawanan A dan W yang akan membantu fokus pada isu ini:
- Siapa: Siapa yang memerlukan maklumat yang dikongsi? Siapa maklumat ini akan menjejaskan? Siapa atau akan bertanggungjawab?
- Apa: Langkah-langkah apa yang perlu diambil? Apa hasil yang diinginkan? Apakah sumber-sumber yang diperlukan untuk menyelesaikan proses atau projek? Apakah keadaan yang secara langsung mempengaruhi perkara ini?
- Kenapa: Mengapa ini penting? Kenapa orang yang menerima maklumat ini termasuk?
- Di mana: Di manakah acara, mesyuarat, kerja akan berlaku? Di manakah bahan atau data yang diperlukan untuk menyelesaikan projek?
- Bila: Bilakah mesyuarat itu? Bilakah tarikh akhir? Bilakah maklum balas atau kemajuan yang diminta?
- Bagaimana: Bagaimana kejayaan diukur? Bagaimanakah prestasi akan dinilai? Bagaimana penyelesaiannya pasti?
Bersihkan dan ringkas - Hilangkan Chatter dan Fluff
Ini hanya beberapa soalan yang mungkin ditangani untuk memastikan maklumat itu jelas dan ringkas. Satu lagi peraturan yang baik ketika menangani orang lain ialah: "Katakanlah apa yang kamu maksudkan, dan maksudkan apa yang kamu katakan."
Apabila orang lain tahu bahawa anda memberikan maklumat dan maklum balas yang bermakna, mereka lebih cenderung untuk mendengar dengan teliti dan menganggap pertukaran anda dengan hormat. Seorang pengurus yang bergosip, mengobrol dengan tidak henti-henti tentang perkara-perkara bukan perniagaan, atau menyimpang topik semasa mesyuarat akan kurang berkesan kerana pekerja mereka akan mula mengadaptasi "fluff". Walaupun penting untuk mempunyai hubungan kerja dengan rakan sekerja dan pekerja anda, sama pentingnya untuk memiliki kesedaran profesional.
Berikan Maklum Balas - Mendengarkan Aktif
Maklum balas adalah satu lagi bahagian penting komunikasi yang berkesan. Mendengarkan maklum balas akan membantu semua pihak dalam memahami. Teknik yang dipanggil "mendengar aktif" adalah alat yang berguna untuk memastikan pemahaman selesai. Dalam teknik ini, pendengar akan menyaring semula maklumat yang mereka dengar dengan kata-kata mereka sendiri. Sekiranya maklumat ini betul, pertukaran itu selesai, jika tidak, penghantar maklumat itu boleh membetulkan sebarang salah faham pada masa ini. Pertukaran ini hanya mengambil sedikit masa dan merupakan alat yang cekap untuk mewujudkan akauntabiliti kerana semua orang yang terlibat dalam pertukaran tahu bahawa jangkaan jelas dan difahami.
Manfaat Komunikasi yang jelas di Pejabat Perubatan
Komunikasi yang jelas dan berkesan menjimatkan masa, wang, dan gangguan. Apabila semua pihak memahami apa yang diperlukan, diharapkan, dan boleh diterima, kemajuan lebih pasti. Apabila semua pihak memahami mengapa sesuatu diperlukan, mereka berasa dihormati. Apabila idea ditukar dan maklum balas dipertimbangkan, semua pihak merasa disertakan dan penting untuk proses itu. Perasaan inklusi dan kepentingan ini penting untuk semangat jabatan dan kejayaan keseluruhan amalan.