Komunikasi elektronik menjadi lebih popular pada hari-hari ini daripada panggilan telefon, surat "siput" dan, bahkan dalam beberapa keadaan, pertemuan tatap muka. Dalam sebarang pengaturan profesional termasuk pejabat perubatan, adalah penting untuk mempertimbangkan beberapa perkara apabila menghantar e-mel kepada rakan sekerja, pesakit, pakar perubatan, hospital, vendor atau profesional lain.
Orang ramai menghabiskan sebahagian besar pembukaan hari dan membaca e-mel.
Masa yang berharga tidak boleh dibazirkan pada e-mel yang tidak berkesan dan tidak penting. Profesionalisme yang sama yang anda gunakan di telefon, surat-menyurat mel atau bersemuka juga harus dinyatakan dalam e-mel. Sentiasa ingat bahawa e-mel adalah satu bentuk komunikasi dan cara di mana penerima menafsirkan mesej adalah satu-satunya perkara yang penting.
Sebelum membuat dan menghantar e-mel, tanya diri anda beberapa soalan.
- Adakah emel bentuk komunikasi terbaik untuk maklumat yang saya hantar?
- Adakah ia profesional?
- Adakah ia mematuhi HIPAA?
- Adakah ia mewakili saya dan pejabat perubatan secara tepat?
Peraturan Etiket E-mel # 1
Pikirkan tentang kandungan mesej anda sebelum anda menekan SEND . Pastikan e-mel adalah bentuk komunikasi yang sesuai untuk mesej anda dan bukannya panggilan telefon atau mesyuarat. Perlu diingat bahawa kandungan harus mencerminkan imej dan tahap profesionalisme yang diharapkan dari Pejabat Perubatan anda.
Jangan menghantar, mengemukakan, atau membalas mana-mana e-mel yang mengandungi sifat lucah, menyakitkan hati, fitnah, fitnah, rasis atau seksual. Penalti boleh menjadi teruk bagi anda dan Pejabat Perubatan.
Peraturan Etiket E-mel # 2
Gunakan tatabahasa, tanda baca, dan ejaan yang betul. Sekali lagi, mesej anda adalah cerminan Pejabat Perubatan anda.
Juga, pastikan anda menyimpan mesej ringkas dan gunakan susun atur yang sesuai untuk mesej anda yang memudahkan bacaan. Benarkan e-mel anda sebelum anda memukul SEND .
Jangan gunakan SEMUA CAPS kerana ini dianggap berteriak atau menjerit di dunia dalam talian. Gunakan huruf tebal atau miring untuk menekankan perkataan atau frasa. Juga, elak menggunakan fon yang sangat mewah atau pelik kerana ini membuatkan e-mel anda lebih sukar dibaca.
Peraturan Etiket E-mel # 3
Pastikan e-mel dihantar kepada penerima yang sesuai. Maklumat di Pejabat Perubatan, terutama yang berkaitan dengan maklumat pesakit, harus dikongsi dengan keperluan untuk mengetahui asas sahaja. Juga, pertimbangkan agar orang boleh mempertimbangkan maklumat yang tidak berkaitan dengannya sebagai "surat sampah".
Jangan membincangkan maklumat peribadi dan sulit atau lampirkan fail pesakit dalam e-mel. Gunakan nombor akaun pesakit atau nombor rekod perubatan untuk menasihati seseorang untuk mengkaji semula akaun. Maklumat anda harus diperhatikan di sana.
Peraturan Etiket E-mel # 4
Menjawab e-mel profesional dalam masa 24 jam apabila mungkin. Jika itu tidak memberi anda masa yang mencukupi, sekurang-kurangnya bertindak balas untuk mengatakan bahawa anda telah menerima e-mel dan anda akan kembali kepada mereka secepat mungkin.
Jangan balas spam atau permintaan untuk melanggan / menyahlanggan.
Ini hanya akan menghasilkan lebih banyak spam yang akan membanjiri e-mel perniagaan anda.
Peraturan Etiket E-mel # 5
Jangan simpan emosi daripada e-mel. Jadilah sopan dan profesional. Tahu siapa yang anda boleh menjadi tidak rasmi selepas masa yang mencukupi telah berlalu untuk membina jenis hubungan itu.
Jangan mengatakan apa-apa dalam e-mel yang anda mungkin menyesal kemudian. Berhati-hati semasa menghantar atau membalas e-mel dalam kemarahan. Jangan sekali-kali membuat komen peribadi tentang orang lain, membuat komen yang akan menyinggung perasaan seseorang atau mengatakan apa-apa yang anda tidak akan katakan sendiri.
Peraturan Etiket E-mel # 6
Pastikan jenaka, lelucon, dan ironi menjadi minimum. Niat sering "hilang dalam terjemahan" dalam e-mel dan orang mungkin tidak selalu mendapat jenaka.
Fikirkannya dari perspektif penerima.
Jangan hantar, ke hadapan, atau membalas surat berantai. Ia adalah tingkah laku yang tidak professional dan sesetengah orang melihatnya sebagai surat sampah. Ingat bahawa apa-apa kandungan yang anda hantar harus mencerminkan imej dan tahap profesionalisme yang diharapkan dari pejabat perubatan anda.