5 Fungsi Front Desk Penting

Meja depan pejabat pejabat perubatan boleh menjadi tempat yang sangat sibuk. Kakitangan meja depan adalah penting untuk operasi lancar pejabat perubatan. Kakitangan meja depan biasanya terdiri daripada penyambut tetamu dan / atau pembantu perubatan dan bergantung pada saiz pejabat perubatan seseorang mungkin keduanya. Di samping tugas klinikal, meja depan bertanggungjawab untuk lima tugas pentadbiran:

1. Pesakit ucapan
2. Menjawab dan menguruskan telefon
3. Pelantikan penjadualan
4. Komunikasi interoffice
5. Surat luaran

1 -

Pesakit ucapan

Pesakit ucapan tidak hanya mengenai apa yang anda katakan, tetapi juga bagaimana anda berinteraksi dengan pesakit. Meja depan bertanggungjawab untuk membuat pesakit merasa dialu-alukan.

Meja depan adalah kesan pertama yang diterima oleh pesakit semasa memanggil atau melawat amalan perubatan. Adalah penting bahawa meja depan memberikan perkhidmatan pelanggan yang luar biasa dan menjadi representasi positif terhadap amalan perubatan.

Berikut adalah cara lain untuk menyapa pesakit:

• Menjawab telefon sambil mengekalkan sikap sopan dan konsisten menggunakan etika telefon yang betul
• Memastikan kawasan penerimaan bersih dan teratur
• Mendaftarkan pesakit baru dan mengemas kini demografi pesakit yang sedia ada dengan mengumpul maklumat pesakit terperinci pesakit termasuk maklumat peribadi dan kewangan
• Memudahkan aliran pesakit dengan memberitahu penyedia kedatangan pesakit, menyedari kelewatan, dan berkomunikasi dengan pesakit dan kakitangan klinikal
• Menjawab pesakit, bakal pesakit, dan pertanyaan pelawat dengan cara yang sopan

2 -

Menguruskan Telefon

Walaupun menjawab telefon dengan cara yang sopan dan konsisten adalah sebahagian daripada pesakit ucapan, bukan satu-satunya tanggungjawab tanggungjawab telefon meja depan. Meja depan mempunyai tanggungjawab menerima semua panggilan masuk dan juga membuat panggilan keluar apabila diperlukan.

• Panggilan masuk: Panggilan masuk terdiri daripada panggilan pesakit, telemarketer, wakil farmaseutikal, pakar perubatan lain, dan banyak lagi. Meja depan mesti menggunakan etika telefon yang sewajarnya apabila menguruskan telefon menggunakan kemahiran komunikasi ini: menjadi pendengar yang aktif, bersikap sopan telefon, panggilan skrin, menggunakan kebijaksanaan, bertanya soalan, dan menjaga kerahsiaan.
• Panggilan keluar: Kadang-kadang meja depan mungkin membuat panggilan keluar untuk membincangkan pelantikan pesakit, membuat temu janji atau rujukan luar, atau memesan bekalan. Sebagai wakil pejabat perubatan, ia sama pentingnya dengan menggunakan etika telefon yang betul.

3 -

Pelantikan Penjadualan

Penjadualan yang berkesan diperlukan untuk pengalaman pesakit yang cemerlang dan aliran pesakit yang lancar. Kebanyakan pejabat perubatan menggunakan perisian penjadualan yang membuat penjadualan penjadualan mudah dan mudah. Walau bagaimanapun, meja depan mesti dapat mengisi pembatalan atau tidak menunjukkan dan menjadi cekap untuk menyampaikan perubahan dalam jadual kepada pesakit dan pakar perubatan.

4 -

Interoffice Communication

Meja depan pejabat perubatan seperti pusat komunikasi. Kebanyakan komunikasi antara muka berjalan melalui meja depan terutamanya apabila ia melibatkan sebarang tugas pentadbiran yang berkaitan dengan pesakit.

Untuk berkomunikasi maklumat yang jelas dan ringkas adalah sangat penting. Sama ada dalam memo, komunikasi bertulis, melalui e-mel pejabat dalaman, interaksi satu demi satu, atau dalam kumpulan kumpulan, adalah penting untuk melekat pada tajuk di tangan dan tidak terlepas dari titik.

Beberapa kemahiran asas yang diperlukan untuk komunikasi interoffice yang berkesan termasuk:

• Etiket telefon
• Khidmat Pelanggan
• Program perkataan dan kecemerlangan asas
• Pengurusan masa
• Kemahiran organisasi

5 -

Komunikasi Luaran

Komunikasi luaran melibatkan kemungkinan berkomunikasi dengan vendor, amalan doktor lain, syarikat insurans, dan perniagaan lain. Ini mungkin memerlukan membuat panggilan telefon keluar, menaip surat profesional, faks dan surat mel.

Pengetahuan prosedur pejabat biasanya diperolehi dari sijil atau ijazah Associates dalam program perniagaan termasuk proses dan prosedur pentadbiran, pemprosesan tuntutan, menyediakan carta pesakit, dan kemahiran komputer asas. Kemahiran pembantu pentadbiran asas dan dapat mengendalikan peralatan pejabat yang mencukupi adalah penting untuk kejayaan pejabat depan.