Mengadakan Mesyuarat Pejabat Perubatan Berkesan

Pilih Masa yang Tepat, Tetapkan Agenda, Bincangkan Perkara Kepentingan yang Berterusan

Mesyuarat kakitangan pejabat perubatan boleh menjadi sangat berkesan jika digunakan secara cekap dan produktif. Mesyuarat adalah satu bentuk komunikasi yang hebat untuk keseluruhan amalan dan harus diadakan secara teratur. Apabila mesyuarat dijadualkan setiap minggu, biweekly atau bahkan bulanan, pengurus dan kakitangan boleh menangani isu-isu di dalam pejabat pada masa yang tepat.

Banyak kali pertemuan dapat menjadi tidak efektif apabila tidak ada perancangan yang cukup untuk menampung keterbatasan waktu atau informasi yang dikemukakan tidak diatur dengan baik. Berikut adalah beberapa cara anda boleh menganjurkan mesyuarat pejabat perubatan yang lebih berkesan.

1 -

Agenda itu

Membangunkan agenda standard membolehkan anda menangani topik utama pada setiap mesyuarat mengikut urutan kepentingan. Ini membolehkan setiap mesyuarat mengalir dengan lancar dan kekal dalam topik dengan masa yang cukup untuk membincangkan semua topik yang paling penting. Banyak kali pertemuan akan berlangsung pada waktu yang dijadualkan, tetapi pertemuan anda boleh berakhir tepat pada waktunya selagi isu-isu penting ditangani.

Agenda mesyuarat tipikal termasuk:

1. Selamat datang dan pengenalan
2. Ketidakhadiran
3. Minit mesyuarat terdahulu
4. Isu yang timbul daripada mesyuarat terdahulu
5. Senarai item yang akan dibincangkan dalam rangka kepentingan
6. Mana-mana perniagaan lain yang membolehkan ahli kakitangan untuk membawakan topik lain
7. Sebarang perniagaan baru untuk mesyuarat seterusnya
8. Tutup mesyuarat itu

Dalam senarai item, masukkan item standard yang perlu ditangani pada setiap mesyuarat. Ini mungkin kawalan jangkitan, HIPAA , dan matlamat kewangan.

Cari item berulang dari agenda terdahulu, seperti penafian tuntutan, masa tunggu lama, dan isu kepuasan pesakit.

2 -

Kekerapan dan Panjang Masa untuk Menampung Keperluan Penjagaan Pesakit

Kekerapan dan jangka masa mesyuarat pejabat bergantung kepada beberapa faktor. Oleh kerana sekatan masa pejabat perubatan , mesyuarat tidak harus mengganggu penjagaan pesakit.

Masa terbaik untuk menjadualkan mesyuarat adalah selepas jam atau dalam tempoh yang lambat hari. Dengan cara ini mesyuarat akan mempunyai sedikit atau tiada gangguan dan boleh bermula dan berakhir tepat pada waktunya. Pertemuan kakitangan dua minggu atau bulanan yang berlangsung tidak lebih daripada sejam akan menjadi lebih mudah.

Sesetengah pengurus mungkin juga ingin bertemu sekali sebulan dengan kumpulan yang lebih kecil atau ahli kakitangan individu untuk menangani topik yang lebih spesifik. Ini adalah langkah penting yang sering ditinggalkan daripada rancangan mesyuarat. Kumpulan yang lebih kecil atau mesyuarat individu membolehkan orang membangkitkan atau membincangkan topik yang mereka tidak boleh bercakap di hadapan kumpulan yang lebih besar. Pengurus juga boleh menggunakan ini sebagai satu peluang untuk membincangkan isu-isu sulit dengan kakitangan tanpa rasa bersalah.

3 -

Bincangkan Perkara Kepentingan dalam Penetapan Perubatan

Walaupun setiap pejabat berbeza, dinamik pejabat perubatan sangat serupa. Topik tertentu patut disentuh pada setiap mesyuarat untuk memastikan pejabat perubatan anda mematuhi garis panduan negeri dan persekutuan.

• HIPAA: Semua penyedia layanan kesehatan memiliki tanggung jawab untuk memastikan staf mereka terlatih dan diberitahu mengenai pematuhan HIPAA . Sama ada pendedahan yang tidak disengajakan atau tidak sengaja, PHI dianggap melanggar HIPAA. Ingatkan kakitangan anda setiap pertemuan tentang pentingnya mengelakkan pendedahan maklumat melalui perbualan rutin; membincangkan maklumat pesakit di kawasan menunggu, lorong atau lif; pelupusan PHI yang betul; dan akses kepada maklumat adalah terhad kepada pekerja yang pekerjaannya memerlukan maklumat tersebut.
• Kawalan Jangkitan: Mencegah penyebaran penyakit berjangkit adalah matlamat utama kawalan jangkitan di pejabat perubatan. Seperti yang kita semua tahu, mencuci tangan yang betul adalah cara yang paling berkesan untuk mencegah penyebaran jangkitan. Walau bagaimanapun, basuh tangan sahaja tidak boleh melakukan kerja. Peringatan mesra akan berjalan lancar dalam memastikan kakitangan dan pesakit tetap selamat.
• Matlamat Kewangan: Kejayaan mana-mana kemudahan penjagaan kesihatan bergantung kepada kekuatan dasar kewangan pejabat perubatan dan bagaimana pejabat melaksanakan dalam mencapai matlamat kewangannya. Mengekalkan kakitangan dengan maklumat mengenai prestasi atau prestasi pejabat adalah salah satu cara untuk terus melaksanakan atau memperbaiki. Status kewangan pejabat adalah sama penting kepada kakitangan kerana mereka tahu bahawa selagi pejabat melakukan kewangan dengan baik, mereka lebih selamat dapat merasa dalam pekerjaan mereka.